Unternehmen, gerade aus dem Finanzsektor, werden immer stärker in die Verantwortung genommen, an der Geldwäscheprävention mitzuwirken. Gründe sind die Zunahme internationaler Geschäftstätigkeiten und neuer Technologien – die auch kriminellen Aktivitäten mehr Möglichkeiten eröffnen. Die Prüfung und Überwachung von Geschäftspartnern ist daher essenziell, auch für Factoring-Anbieter.
Kriminelle Tätigkeiten wie Geldwäsche, Korruption und Terrorismusfinanzierung haben schwerwiegende Folgen für die Gesellschaft. Die Prävention und Bekämpfung dieser Machenschaften sollten stets Teil des unternehmerischen Risikomanagements sein. Dies umfasst:
- Eine Risikoanalyse: um die Gefahr durch mögliche Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu ermitteln und zu bewerten
- Interne Sicherungsmaßnahmen: um diesen Risiken zu begegnen und sie zu mindern
Zu den konkreten Maßnahmen zählt die sogenannte KYC-Prüfung. KYC steht dabei für „Know Your Customer“, zu Deutsch „Kenne deinen Kunden“. Hier werden Neu- und Bestandskunden identifiziert, verifiziert und überprüft, um sicherzustellen, dass sie auch diejenigen sind, für die sie sich ausgeben. Die KYC-Prüfung hat so das Potenzial, Scheinfirmen zu identifizieren oder Gelder aus fragwürdigen Quellen aufzudecken. Da das gerade im Finanzsektor zentral ist, ist KYC hier durch die EU-Geldwäsche-Richtlinie sowie das Geldwäschegesetz verpflichtend. Auch Factoring-Anbieter fallen unter diese Regelungen.
Schritte einer KYC-Prüfung
1. Vertragspartner identifizieren
- Informationen über das Unternehmen sammeln: Name oder Bezeichnung, Rechtsform, Registernummer, Anschrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung, Namen der gesetzlichen Vertreter
- Informationen über gesetzliche Vertreter einholen: Vor- und Nachname, Geburtsort, -datum, Staatsangehörigkeit, Wohnanschrift
- Sollte der Vertragspartner für einen wirtschaftlich Berechtigten handeln – Person mit mehr als 25 Prozent Kapitalanteil –, muss auch dieser identifiziert werden: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, -ort, Anschrift, eventuell weitere Identifizierungsmerkmale
- Bei politisch exponierten Personen (PEPs) gilt ein verstärktes Prüfverfahren
2. Informationen verifizieren
- Unternehmen prüfen: etwa durch Auszug aus Handels- oder Genossenschaftsregister, Gründungsdokumente
- Gesetzliche Vertreter checken: etwa durch gültigen amtlichen Ausweis, elektronischen Identitätsnachweis, qualifizierte elektronische Signatur
3. Details zur geplanten Kundenbeziehung einholen und bewerten
- Herkunft von Geldern und Vermögen
- Zahlungsverkehrsarten
- Umfang der ausgeführten Transaktionen
- Dauer der Geschäftsbeziehung
- Höhe der von Kunden eingezahlten Vermögenswerte
4. Informationen und Dokumente für fünf Jahre aufbewahren
5. Geschäftsbeziehung kontinuierlich überwachen
Was müssen Factoring-Anbieter prüfen?
Wie erwähnt müssen auch Factoring-Anbieter – genau wie andere Finanzdienstleister und Unternehmen aus der Branche – KYC-Prüfungen durchführen. Factoringgesellschaften kaufen offene Forderungen ihrer Kunden an und versorgen diese im Gegenzug mit unmittelbarer Liquidität. Dieser regelmäßige Forderungsverkauf verläuft über drei Punkte: den Factor, den Factoring-Nutzer und den Kunden des Nutzers (Debitor), dessen Rechnung der Factor ankauft. Trotz des Dreiecks-Verhältnisses müssen Factoring-Anbieter nur ihre eigenen Kunden nach KYC-Prinzip überprüfen. Denn: Der Kunde des Factoring-Nutzers ist selbst kein Vertragspartner des Factoring-Unternehmens.
Allerdings: Factoring-Anbieter überprüfen vor Vertragsabschluss die Bonität und Legitimität der Debitoren, um Risiken aufzudecken. Zudem können sie im Rahmen des Full-Service-Factorings auch das Debitorenmanagement übernehmen und checken in diesem Zusammenhang die Kunden ihrer Kunden regelmäßig auf Risiken.
