Mahnwesen: Immer mehr im Fokus der Kundenpflege

In Zeiten explodierender Energie- und Rohstoffpreise, schwankender Lieferketten und sogar stillgelegter Standorte ist die wirtschaftliche Lage vieler Unternehmen angespannt – Zahlungsverzögerungen sind keine Seltenheit mehr. Damit die Kundenbeziehungen unter den finanziellen Herausforderungen nicht leiden, gewinnt ein sensibler und professioneller Umgang mit dem Mahnwesen immer mehr an Bedeutung.

Ein optimiertes und modern aufgestelltes Mahnwesen hilft dabei, die Schuldner zum passenden Zeitpunkt über den richtigen Kanal zu erreichen. Allerdings hat bislang nur ein Prozent der Unternehmen hierzulande ein digitales Mahnwesen implementiert, wie eine repräsentative EOS-Studie zu europäischen Zahlungsgewohnheiten bestätigt. Ein verbessertes Mahnwesen trägt zur Kundenbindung bei und verringert die Ausfallquote; Zahlungslösungen und Kompromisse können für beide Parteien frühzeitig gefunden werden, Aufwand und Kosten reduzieren sich. Doch welche Faktoren sind für ein erfolgreiches Management offener Forderungen ausschlaggebend?

Für eine frühe Klärung der Situation, ist ein unmittelbares Kontaktieren des Kunden essenziell; eine Mahnung auf postalischem Wege ist dabei eher hinderlich. Damit diese wichtige Phase wenige Tage nach Eintreten des Zahlungsrückstandes, auch „Early Collection“ genannt, nicht verpasst wird, helfen digitale Reminder-Systeme dabei, den Schuldner sowie Mitarbeitende des Mahnwesen zu kontaktieren. Eine Schulung der Angestellten bezüglich der rechtlichen, psychologischen und strukturierenden Faktoren im Forderungsmanagement sollte zudem gegeben sein.

Um oben genannte Voraussetzungen zu schaffen, ist eine automatisierte und digitale Plattform unabdingbar. Laut der EOS-Studie haben allerdings nur etwa fünf Prozent der Unternehmen in Deutschland einen sehr hohen Grad an Digitalisierung bereits implementiert. Das Einführen von digitaler Software und einer entsprechenden Plattform geht mit relevantem Zeit- und Kostenaufwand einher. Zusätzlich müssen die Mitarbeitenden für den Umgang mit der Plattform geschult werden. Und auch nach der Implementierung muss das System fortlaufend gepflegt und regelmäßig mit Updates versehen werden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Doch nicht jedes Unternehmen hat ausreichend Kapazitäten, um ein digital aufgestelltes Mahnwesen zu realisieren.

Neben der Optimierung der eigenen Strukturen im Mahnwesen, ist das Auslagern des Forderungsmanagements an einen Factoring-Dienstleister eine effektive Möglichkeit. Im Rahmen des Forderungsverkaufs kümmern sich diese um offene Forderungen und Mahnungen. Die erfahrenen Sparringspartner aus dem Factoring wissen um das gebotene Fingerspitzengefühl in solchen Situationen und agieren daher mit Sachverstand und Feingefühl. Denn: Zahlungsverzögerungen müssen nicht gleich das Ende einer Geschäftsbeziehung bedeuten. Durch eine situationsgerechte Kommunikation zwischen den Geschäftspartnern können Lösungen gefunden und Beziehungen sogar gestärkt werden.