Unter „Debitorenmanagement“ wird die Verwaltung der Schuldner – der Debitoren – eines Unternehmens und die Abstimmung und Kommunikation mit diesen verstanden. Dazu gehören unter anderem die regelmäßige Prüfung ihrer Bonität, eine strukturierte Debitorenbuchhaltung und im Zweifel auch das Anmahnen und Beschaffen ausstehender Forderungen. Diese Aufgaben sind der Grundstein für einen reibungslosen und konstanten Zustrom an unternehmerischer Liquidität. Nur wenn erbrachte Leistungen kontinuierlich und fristgerecht bezahlt werden, hat eine Firma die nötigen Mittel für den Einkauf, die Auftragsvorfinanzierung, die Produktion oder das strategische Wachstum.
Dennoch führt das Debitorenmanagement in manchen Unternehmen eher ein Schattendasein – die personellen Kapazitäten reichen nicht aus, es fehlen konkrete Zuständigkeiten oder der Fokus ist hauptsächlich auf das Alltagsgeschäft gerichtet. Fatal, denn schnell bleiben unbeglichene Forderungen liegen und Außenstände häufen sich zunächst unbemerkt. Nimmt doch jemand im Betrieb Notiz von den ausbleibenden Zahlungen, ist es manchmal schon zu spät: Die Liquidität – und damit die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens – ist bereits empfindlich gestört, eine Krise droht.
Mahnverfahren – ein oft beschwerlicher Weg
Damit dies nicht erst geschehen kann, sind sämtliche Zahlungseingänge und ausstehenden Forderungen an die Debitoren permanent im Blick zu behalten und abzugleichen. Wurde eine gestellte Rechnung nicht zum vereinbarten Termin beglichen, sollte ein Mahnprozess angeschoben werden. Der kann mit einer Zahlungserinnerung beginnen. Daran können sich bis zu drei oder mehr schriftliche Mahnungen anschließen – allerdings ist nur die erste davon gesetzlich vorgeschrieben, die folgenden werden meist aus Gründen der Nachsicht gewährt. Schließlich steht in solch einer Situation schnell auch die Beziehung zum Kunden auf dem Spiel.
Führt das außergerichtliche Beitreiben der Schulden nicht zum Erfolg, bildet ein gerichtliches Mahnverfahren die nächste Stufe. Dies beginnt mit dem Beantragen eines Mahnbescheides, der die Verjährung der Forderung aussetzt. Danach führt der juristische Weg über einen Vollstreckungsbescheid und eine Zwangsvollstreckung. Bringt auch diese keinen Erfolg, kann die Finanzsituation des Debitors bis zu drei Jahrzehnte überwacht werden. Verbessert sich seine Zahlungsfähigkeit, ist ein erneutes Mahnverfahren womöglich aussichtsreich.
Factoring-Experten übernehmen Debitorenmanagement
Das Einfordern ausstehender Zahlungen in Eigenregie ist für Unternehmerinnen und Unternehmer meist ein aufwändiger, Zeit und Nerven raubender Prozess. Das sogenannte Inkasso kann allerdings auch an externe Spezialisten abgegeben werden.
Finanzierungspartner wie EKF übernehmen im Rahmen des sogenannten Full-Service-Factorings das komplette Debitorenmanagement mitsamt Mahnwesen, dem außergerichtlichen sowie gerichtlichen Mahnverfahren. Dadurch werden Unternehmen von Verwaltungs- und Kommunikationsaufwand befreit und können ihre vorhandenen Kräfte voll auf das operative Geschäft konzentrieren. Zudem wird durch den regelmäßigen Verkauf offener Forderungen an den Factoring-Dienstleister die Liquiditätszufuhr gestärkt.
Die kontinuierliche Bonitätsprüfung und das Forderungsmanagement aus professioneller Hand sorgen dafür, dass Zahlungsverzögerungen minimiert werden. Treten sie dennoch ein, wird sofort und effektiv reagiert. Und sollte eine Forderung tatsächlich einmal vom Debitor unbeglichen bleiben, sind Factoring-Nutzende auf der sicheren Seite: Im Rahmen des Forderungsverkaufs im echten Factoring sind sie vor Zahlungsausfall geschützt. Der Factor übernimmt den Forderungsausfall (Delkredere) und sie erhalten ihr Geld in jedem Fall.
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