Unterschiede zwischen Mahn- und Inkassowesen und wie der Factor hier unterstützt
Im Forderungsmanagement mittelständischer Unternehmen spielen Mahnwesen und Inkasso unterschiedliche Rollen. Wer die Abgrenzung kennt, kann Risiken besser steuern und Prozesse effizienter gestalten. Die Unterstützung durch einen Factoring-Partner schafft ergänzend zusätzliche Erleichterung.
Beginnen wir beim Mahnwesen. Dieses umfasst alle unternehmensinternen Maßnahmen zur Erinnerung an ausstehende Zahlungen. Ziel ist es, Kunden zur Begleichung offener Forderungen zu bewegen – sachlich und mit Rücksicht auf die Geschäftsbeziehungen.
Der Ablauf ist dabei meist standardisiert und erfolgt stufenweise:
- Zahlungserinnerung nach Fälligwerden der Forderung
- Erste Mahnung mit Fristsetzung
- Weitere Mahnungen mit möglichen Mahngebühren und Verzugszinsen
Eine rechtlich vorgeschriebene Vorgehensweise besteht in dieser Phase nicht. Unternehmen, die diesen Prozess konsequent und frühzeitig einsetzen, senken ihr Ausfallrisiko aber deutlich. Denn häufige Ursachen für ausbleibende Zahlungen sind Missverständnisse oder schlichtes Vergessen aufseiten der Kunden.
Inkassowesen: externe Durchsetzung von Forderungen
Das Inkassowesen beginnt, wenn unternehmensinterne Maßnahmen erfolglos bleiben. Die Forderung wird dann zur außergerichtlichen oder gerichtlichen sogenannten Beitreibung an ein Inkassounternehmen oder einen Rechtsanwalt übergeben.
Ziele dieses Verfahrens sind wiederum:
- Außergerichtliche Einigung mit dem Schuldner
- Im Zweifel ein gerichtliches Mahnverfahren
- Erwirken eines Vollstreckungsbescheids und Vollstreckung
Das Inkassoverfahren folgt rechtlich klaren Vorgaben und kann je nach Fall mit zusätzlichen Kosten und Verwaltungsaufwand verbunden sein. Unternehmen müssen entscheiden, wann der Übergang vom internen Mahnverfahren zum externem Inkasso zweckmäßig ist. Nicht selten scheuen sie sich vor diesem Schritt, auch wenn er eigentlich nötig wäre, aus Rücksicht auf die Beziehung zu ihren Kunden.
Und was hat nun Factoring mit Mahnwesen und Inkasso zu tun?
Beim sogenannten Full‑Service‑Factoring wird nicht nur die Bevorschussung von Forderungen und der Schutz vor Forderungsausfällen angeboten, der Factor übernimmt zudem das vollständige Debitorenmanagement. Dazu zählen insbesondere auch das Mahnwesen und bei Bedarf auch das Inkasso.
Die Vorteile für mittelständische Unternehmen sind dabei:
- Entlastung interner personeller Ressourcen
- Professionelle Abläufe und Ansprache der Schuldner
- Kein zusätzliches Suchen nach externen Inkasso-Partnern
- Sicherung der Liquidität unabhängig vom Kunden-Zahlungsverhalten
- Risikoübernahme bei Zahlungsausfall
Professionelle Ansprache schont die Kundenbeziehung
Durch die Auslagerung dieser Verwaltungs- und Kommunikationsaufgaben an den Factor wird der Arbeitsaufwand gesenkt. Gleichzeitig entsteht eine bessere Planbarkeit der Zahlungsströme und damit der Unternehmensfinanzen.
Damit die Beziehung zu den Kunden möglichst geschont wird, erfolgt die operative Umsetzung von Mahnwesen- und Inkasso-Aufgaben mit Fingerspitzengefühl durch den Factor. Durch seine Erfahrung in Sachen Ansprache und Tonalität werden Verwerfungen bei diesem schnell heiklen Thema meist vermieden. Vor wichtigen strategischen Entscheidungen stimmt sich der Partner dabei stets mit dem Unternehmen ab.
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