Es ist weit verbreitet, dass sich mehrere Groß-, Einzelhändler oder Handwerksbetriebe zu einem sogenannten Einkaufskontor zusammenschließen. In einem solchen Verband können die Mitglieder/Gesellschafter ihre jeweiligen Einkäufe bündeln und durch Großbestellungen bei Lieferanten günstigere Preise erzielen. So werden am Ende die Margen verbessert. Allerdings entsteht dadurch ein hohes Aufkommen an Einzelverbindlichkeiten und komplexen Zahlungsströmen, die gebündelt, koordiniert, verwaltet und fristgerecht beglichen werden müssen. Für die Einkaufsverbände sind das erhebliche Mehraufgaben.
Zentralregulierung unterstützt Einkaufskontore und deren Mitglieder
Der Aufwand kann jedoch mithilfe der Zentralregulierung durch einen externen Partner stark reduziert werden. Dieser bündelt die Verbindlichkeiten aus den Lieferungen der einzelnen Unternehmen und regelt den gesamten Zahlungsverkehr mit den Lieferanten. Die konkreten Abstimmungen zu den gewünschten Leistungen und Produkten und deren Lieferung selbst liegen dabei weiterhin bei den einzelnen Mitgliedern und den Lieferanten. Dadurch wird die Autonomie der verschiedenen Parteien in einer solchen Zusammenarbeit gewahrt und zugleich der Buchhaltungs- und Verwaltungsaufwand aufseiten des Einkaufskontors stark reduziert. Zudem werden vereinbarte Skontofristen eingehalten und damit günstige Konditionen für die Verbandsmitglieder sichergestellt. Durch einzelne oder gebündelte Bestellungen sichern sich die Mitgliedsunternehmen durch die Abnahme großer Mengen außerdem oft Gutschriften oder jährliche Boni der Lieferanten. Die externe Zentralregulierung erzeugt dabei auf Seiten der Mitglieder des Einkaufsverbands keinerlei zusätzliche Kosten. Die Provision für das Abrechnungssystem trägt der Lieferant, der hieraus selbst eine ganze Reihe an Vorteilen zieht.
Der Lieferant profitiert maßgeblich
Auch die Lieferantenseite schöpft Nutzen aus dem konzentrierten Abrechnungsgeschäft. Da der Zentralregulierer die Verbindlichkeiten der einzelnen Abnehmer sammelt und die Zahlung an den Lieferanten übernimmt, kann dieser stets pünktliche Zahlungseingänge verzeichnen. Das sorgt für einen verlässlichen Zufluss an Liquidität und für Planbarkeit. Damit ist das Unternehmen stets handlungsfähig, kann eigene Verbindlichkeiten begleichen, für Aufträge in Vorleistung gehen, Finanzierungskosten tragen und sonstigen Verpflichtungen nachkommen. Mit einer Zentralregulierung durch einen spezialisierten Dienstleister ist der Lieferant zudem auf der sicheren Seite: Denn der Partner übernimmt die regelmäßige Bonitätsprüfung der Mitglieder des Einkaufsverbands. Zeigen sich Herausforderungen, kann frühzeitig reagiert werden. Der Zentralregulierer trägt zudem das Risiko möglicher Zahlungsausfälle. Es wird dabei auch von der sogenannten Delkrederehaftung gesprochen. Für den Lieferanten heißt dies: Seine ausstehende Forderung wird vom Zentralregulierer in jedem Fall fristgerecht beglichen, auch wenn ein Abnehmer möglicherweise Zahlungsschwierigkeiten hat.
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